Pregunta a los expertos: ¿Cómo puedo retomar el control sobre mi tiempo?

20 consejos de los expertos en productividad para aprovechar tu tiempo al máximo y gestionar tu productividad

¿Cansado de que te falte el tiempo?

¿Sientes que el tiempo se te escapa de entre las manos? ¿Tienes la sensación de que no das abasto?

¡Quédate tranquilo! Que he contactado a los expertos en productividad para saber cómo le hacen ellos para controlar su tiempo.

Estos expertos saben aprovechar el tiempo al máximo y enseñan a otras personas a gestionar bien su tiempo para ser mas productivos.

Así que les he preguntado sus secretos para que tu también logres ser más productivo que nunca :D

Al final encontrarás también un regalo que tengo para ti.

¡Basta ya de sentir que la vida se te escapa de entre las manos! Vuelve a retomar el control sobre tu tiempo con estos consejos de los expertos:

1. José Miguel Bolívar

Consultor artesano en efectividad. Nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

¿Qué significa para ti aprovechar tu tiempo?

Para mí, aprovechar mi tiempo al máximo significa tener en todo momento la tranquilidad y la confianza de saber que estoy haciendo lo que hay que hacer.

Esto es todo un reto, teniendo en cuenta que todo cambia rápidamente y que tenemos más cosas para hacer que tiempo para hacerlas.

A pesar de ello, yo consigo tener esta sensación prácticamente todo el tiempo gracias a la metodología GTD®, que llevo aplicando desde hace 13 años.

¿Y qué es eso de la metodología GTD? ¿Utilizas alguna otra herramienta para gestionar mejor tu tiempo?

Más que una técnica, GTD® es un conjunto de técnicas y para sacarle el máximo partido lo ideal es aplicar todas las que integran la metodología.

En cuanto a herramienta, utilizo una combinación de MindManager, ResultsManager y unas cuantas líneas de código escritas por mí. En cualquier caso, lo que mejora mi productividad son mis hábitos. La herramienta ayuda, pero es algo secundario.

Conoce más sobre José Miguel en: http://www.optimainfinito.com/

2. Juanma de la Rosa

Formador, comunicador y coach. Director de JDR Coaching y autor del libro “El verano de 10 meses. De las prisas al control”. Amante de la mejora continua, Lego© Serious Play, y del sistema de Productividad y Gestión del Tiempo Just Doing Right.

¿Cómo le haces para aprovechar tu tiempo al máximo?

Con tres premisas: Vivo el ahora, priorizo bien mi vida poniendo en primer lugar lo más importante para mí y para mis seres queridos, y finalmente, gestionando eficazmente la procrastinación.

¿Tienes alguna técnica o herramienta en especial para gestionar tu productividad?

No tengo un técnica ni una herramienta en sí. Es más bien y sistema; una metodología llamada Just Doing Right. Me sirve para alcanzar objetivos de forma organizada y sin prisas, y me ayuda a tener un mayor control de mis avances.

Conoce más sobre Juanma en: http://jdr-coaching.com/

3. Fernando Álvarez

Creador del proyecto Desde la Trinchera. Su trabajo consiste en ayudarte a desarrollar tus talentos a su máxima potencia, hasta el punto que te sientas absolutamente orgulloso de quién eres, y de lo que eres capaz de conseguir siendo tú.

¿Cuál es tu secreto para a tu aprovechar tu tiempo al máximo?

Básicamente lo divido en dos tipos de tiempo: de trabajo y de descanso. Es preciso mantener un buen equilibrio entre ambos, sino lo hacemos, nuestro rendimiento se verá afectado y con ello nuestros resultados, esos por los que tanto trabajamos.

A partir de ahí, observo cuál es mi estado emocional y de energía, y procuro hacer lo que mejor se adecua a ese momento, ya sea elegir una tarea u otra, o sencillamente irme a dar un paseo o descansar.

Otro aspecto que me ayuda mucho es preguntarme por las mañanas antes de comenzar a trabajar ¿cuál es la tarea más importante que he de realizar hoy? ¿cuál es esa tarea que me acercará a mis objetivos?

Y procuro que sea la primera tarea a realizar, además de no pasar a la siguiente hasta no tenerla realizada.

¿Cual es tu herramienta preferida para gestionar tu tiempo?

Cómo herramienta digital utilizo Nozbe y Evernote, y cuando siento estar en medio de un caos sin control, recurro a un Postit de toda la vida para cada día, hasta que recupero la dirección y el foco.

Mi método tiene un 60% de GTD y un 40% de cosecha propia.

Conoce más sobre Fernando y su proyecto en: https://www.desdelatrinchera.com/

4. Iago Fraga

Iago te ayuda a que pierdas el mínimo tiempo posible en tu día a día para que puedas sacarle el máximo partido a tu vida.

Con su proyecto Técnicas de Organización te comparte contenido que a el mismo le hubiese gustado encontrar para facilitarte cada etapa de  tu productividad personal.

¿Cómo le haces para aprovechar tu tiempo al máximo?

Evidentemente para aprovechar mi tiempo al máximo utilizo un conjunto tanto de herramientas como de técnicas que he ido aprendiendo, entrenando y depurando con el tiempo.

Estas técnicas y herramientas me ayudan en los 4 pilares de la productividad que son los objetivos (O), las estrategias (S), la ejecución o “hacer tareas” (E) y las infraestructuras (I).

Desde hace 2 años además logré lanzar una versión minimalista y pública de esta metodología que se llama el Método OSEI (metodoosei.com)

¿Y cómo funciona tu método de trabajo?

Pues en mi método me he preocupado de responder a muchísimas preguntas que todos tenemos como “¿cómo escojo mi siguiente tarea?” “¿qué es un objetivo y qué forma le debería dar para que sea correcto?” o “¿cómo puedo gestionar seriamente una interrupción?”

La técnica que más me aporta cada día es lo que yo llamo la secuencia “OSE” y que es la esencia del método.

Para ser productivo y producir resultados con sentido (ya sea a las 9 de la mañana de un lunes o la vuelta de unas vacaciones) yo siempre vuelvo a mi punto anterior y lo logro con esta secuencia que consiste en: O, ¿cuál es mi objetivo?, S – ¿qué estrategia/plan estoy intentando para lograrlo?, E – ¿cuál es mi siguiente tarea a ejecutar?

Todo el resto de mis herramientas y conceptos se orquestan alrededor de esta dinámica que me hace siempre retomar el foco en lo importante o darme cuenta en seguida si pretendía hacer tareas antes de tener mi objetivo claro.

Y he de admitir, que con todo lo que he hecho de productividad en tantos años esta sigue siendo el descubrimiento más importante para mí en productividad, aunque no entro en explicaciones de por qué estas tres fases y no otras o sus detalles, que eso sí daría (y ha dado) para un libro y un curso :D.

Conoce más sobre  Iago y sus metodos de productividad en: http://www.tecnicasdeorganizacion.com/

5. Christian Morillas

Christian ayuda a personas que quieren emprender sus propios proyectos pero que sus trabajos fijos les dejan poco tiempo.

En su proyecto Productividad al Máximo encontrarás recursos sobre productividad personal, hábitos saludables y emprendimiento que te ayudarán a convertirte en el jefe de tu tiempo.

¿Cuál es tu clave para aprovechar el tiempo al máximo?

Lo primero, es fundamental tener un objetivo claro que quieras alcanzar. En función de él, podrás empezar a aprovechar el tiempo en coherencia con lo que quieres conseguir.

Evitar la multitarea es posiblemente el enemigo número uno de la productividad personal. Centrarse en una única tarea al mismo tiempo será lo que te acerque a tu meta.

Y muy de la mano, evitar las distracciones en momentos de trabajo focalizado: poner el móvil en silencio o cerrar la bandeja de entrada del email están a la orden del día.

¿Y cómo le haces para ser más productivo?

Planifico qué 3 objetivos quiero cumplir en la semana, para luego centrarme cada día en tareas que me lleven a cumplir dichos objetivos.

De esta forma, además de avanzar acorde a lo que te has propuesto, te centras en lo realmente importante (que no urgente) y evitas improvisar por no saber qué hacer.

Soy partidario de usar herramientas sencillas, al menos para empezar: en mi Google Keep cabe todo lo referente a mi vida personal; en mi Google Calendar todas las citas y viajes; y en Kanban Flow todo lo referente a mi proyecto web (tareas priorizadas, ideas, herramientas, sitios a investigar, etc). Potente y flexible a la vez de sencilla.

Conoce más sobre Christian en: https://www.productividadalmaximo.com/

6. Jordi Fortuny Baduell

Consultor artesano en efectividad. Su experiencia profesional consta de 4 años dedicado al comercio exterior y otros 14 años centrado en la gestión de equipos y empresas.

Su pasión por la productividad personal lo llevó a tener la visión de ayudar a los demás para avanzar hacia una sociedad menos estresada, que ponga en valor la cultura de la productividad y de la creatividad.

¿Cuál es tu secreto para aprovechar bien tu tiempo?

Más que aprovechar bien mi tiempo, intento aprovechar mi energía mental al máximo. Este es el verdadero factor limitante, nuestra naturaleza hace que tengamos muy poca disponibilidad de este apreciado recurso.

Conocerse a uno mismo, saber en que momentos disponemos de esta energía mental y por lo tanto aprovecharla haciendo bien las cosas correctas (definición que utilizamos de efectividad) es lo que me permite obtener unos mejores resultados.

¿Cuál es la técnica o herramienta que utilizas para gestionar tu productividad?

Soy usuario de la metodología GTD®. Así además de haber adquirido los hábitos de los que esta se compone y los beneficios que me proporciona, a nivel de ejecución, dispongo de un inventario de todos mis «frentes abiertos», un sistema de recordatorios con todas mis siguientes acciones. De esta manera puedo elegir con confianza que hacer en cada momento.

Ligándolo con la anterior pregunta, elijo según la combinación que se de en cada momento de los tres factores limitantes (contexto, tiempo disponible y energía mental). A nivel de herramienta, uso Todoist como gestor de estas listas.

Conoce más sobre Jordi en: http://efectivitat.com/

7. Daniel Grifol

¿Trabajas sin parar y aun así no llegas a todo? Daniel es un ingeniero al que le gusta saber cómo funcionan las cosas para así mejorarlas.

En su blog comparte herramientas que te ayudarán a dejar de pensar en lo que deberías hacer para empezar a ser dueño de tu propio tiempo.

¿Cómo le haces para aprovechar tu tiempo al máximo?

Pues algo muy sencillo y a la vez muy complicado: soy muy rutinario. Intento que la estructura básica de mi día sea lo más estable posible.

He ido puliendo poco a poco cómo me organizo para no pensar en cosas triviales como qué ponerme, cómo ir a trabajar, qué voy a comer… Reservo mi energía para las cosas importantes ;)

¿Cuál es tu técnica o herramienta favorita para gestionar tu productividad?

Cómo técnicas, uso mucho la regla de los dos minutos de David Allen (soy bastante estricto con los tiempos) y la técnica de la tarjeta roja.

Considero que las herramientas no son lo mas importante para ser productivo, así que voy variando. La que más he usado en los últimos meses es Asana.

Conoce más sobre Daniel en: http://danielgrifol.es/

8. José María Villarmea

Formador en productividad personal con una sólida formación como Psicólogo Clínico y Máster Especialista en Ansiedad y Estrés.

Entrena a las personas para que descubran las claves, fórmulas y estrategias para un trabajo más inteligente y así poder compaginar y equilibrar la vida personal, familiar y personal.

¿Qué significa para ti aprovechar el tiempo al máximo?

Mi objetivo es claro: no hacer la máxima cantidad de cosas a lo largo del día. Qué va! Y menos laborales. Os cuento:

Todas las semanas, en mi planificación semanal, elijo mis 3 grandes metas a conseguir, por encima de todo. Y en base a estas metas, cada día de la semana, elijo mis 3 tareas TcMI (Tarea con Más Impacto) que están directamente relacionado con las 3 metas de la semana.

Esto es, focalizar cada día en lo verdaderamente importante. Una vez conseguido esto, el resto del día viene solo. Respeto mucho mi área personal y familiar. Por ejemplo, por norma, a las 18:30 – 19:00 aparco el trabajo.

En resumen: para mí aprovechar el tiempo, es hacer lo que verdaderamente está alineado con tus prioridades. El resto o sobra o se aplaza.

¿Qué método o herramientas utilizas para gestionar mejor tu productividad?

Uso mi método, o como me gusta llamarlo a mí, el Know How Take Action, un método ágil y orientado de resultados.

La brújula del método es el PROPÓSITO, los pasos intermedios las PRIORIDADES y el paso a paso el SPRINT SEMANAL > donde sucede todo.

Como herramientas uso:  un kanban gigante en mi pared del despacho para ganar perspectiva, Omnifocus para la gestión de mi sistema de proyectos y tareas, Evernote para el material de referencia, notas, herramienta de escritura y como CRM de JMVILLARMEA, y  notas de proyectos. Trello para el trabajo en equipo.

Y con eso lo tengo todo :)

Conoce más sobre José María en: http://jmvillarmea.com/

9. Jeroen Sangers

Fundador del Canasto, formador y consultor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.

¿Cuál consideras qué es la clave para aprovechar el tiempo al máximo?

Para aprovechar el tiempo al máximo debes mantener tu cerebro en estado óptimo.

Parece contraintuitivo, pero para rendir a 100% es imprescindible tomar muchas pausas y desconectar de verdad. Recomiendo parar al menos 15 minutos cada 90 minutos (tu ritmo circadiano), dormir al menos 8 horas al día, tener cada semanal al menos un día sin trabajar y tomar cada tres meses una semana de vacaciones.

¿Cuál es tu técnica favorita para gestionar tu productividad?

Tengo dos técnicas favoritas y ambas tienen que ver con mi herramienta favorita: el cerebro.

La primera técnica se llama “decir «No»”. Habitualmente tenemos la tendencia de querer hacerlo todo y, como resultado, estamos abrumados por el volumen de trabajo. En lugar de hacer muchas cosas de forma mediocre, en mejor enfocarte en menos cosas, pero hacerlas de forma excelente.

Para eso necesitas la segunda técnica, que es “pensar antes de decidir”. Cuando hay más trabajo que horas disponibles, tendemos reflexionar menos (¡no hay tiempo!), pero lo que necesitamos es pensar más.

Cuando tienes claro cuál es tu propósito, cuales son tus responsabilidades y qué resultados quieres conseguir, resulta fácil priorizar tus tareas y descartar todo lo que no te acerca hacia tus objetivos.

Conoce más sobre Jeroen en: https://canasto.es/

10. Tania Sanz

Fundadora de Habitualmente. Es emprendedora, escritora, nutricionista, mexicana y viajera. Su misión es ayudarte a mejorar cada rincón de tu vida por medio del gran poder que tienen los habitos.

¿Cómo le haces para aprovechar tu tiempo al máximo?

Escribir por adelantado mis actividades del día me ayuda a gestionar mi productividad y aprovechar mi tiempo al máximo. Generalmente priorizamos las tareas del día empezando con la más importante, pero yo lo hago de atrás hacia adelante ¡ese es mi secreto!

Me explico mejor, primero decido a qué hora quiero dejar de trabajar y en base a esta hora comienzo con la última tarea que quiero hacer, y así voy llenando mi día con distintas actividades hasta llegar a la primera tarea que estaré haciendo en la mañana (la cual es prioridad #1).

Esto me ayuda a ser realista con mi tiempo y a darle prioridad a mi saludable tiempo libre.

¿Cuál es tu técnica o herramienta de gestión favorita?

Ya se que se escucha como la técnica más aburrida del planeta. Pero, escribir en una libreta tus actividades por adelantado, es algo que le ha funcionado hasta a nuestros abuelos.

Antes yo confiaba plenamente en mi mente y tenía la idea de que podía memorizar las tareas y actividades del día.

Pero es totalmente absurdo pues perdía mucho tiempo pensando en qué tarea o actividad sigue, además de que olvidaba muchas tareas y eso me generaba estrés y frustración.

Conoce más sobre Tania en: https://habitualmente.com/

11. David Carulla Montañés

Formador, consultor y conferenciante en Neuroproductividad, una metodología de Productividad Personal que pretende ayudarte a conseguir tus objetivos, teniendo en cuenta cómo funciona el cerebro.

Co-fundador de la consultora de recursos humanos Emorganizer especializada en Neuroproductividad para empresas y profesionales que lideran la innovación científica y tecnológica.

¿Cómo le haces para aprovechar al máximo tu tiempo?

Defino todas mis tareas de tal forma que no duren más de 90 minutos. Por lo tanto, si una tarea parece que va a durar más tiempo la divido en partes más pequeñas.

El día anterior, anoto todas las tareas que me propongo hacer para mañana, pero sin asignarme una hora concreta para empezar cada una.

De todas esas tareas, hay 1 o 2 que son tareas complejas o que requieren alta concentración y son las que me fijo de antemano para hacer al empezar mi jornada, pues es cuando tengo más energía.

Cuando termino estas tareas miro el resto que me quedan por hacer y decido que 4 o 5 haré a continuación de forma consecutiva.

Estos “lotes” los configuro en función de la energía que tengo disponible y del consumo energético que me supone cada tarea.

Cuando termino un “lote” decido el siguiente y así hasta terminar el día.

¿Cuál es tu herramienta favorita para gestionar tu productividad?

Uso una plantilla excel de elaboración propia que me permite tener en cuenta los eventos a los que debo asistir, mis tareas puntuales y aquellas tareas repetitivas o de control que necesito tener anotadas para definir los “lotes” que comentaba en la pregunta anterior.

Conoce más sobre David en: https://www.emorganizer.com/

12.  Yan Vispo

Yan ayuda a ingenieros a buscar el punto de inflexión que les lleve a descubrir su yo productivo para lograr sus metas mientras disfrutan de los proyectos en que se embarquen.

¿Cómo le haces para aprovechar tu tiempo al máximo?

Partiendo de un propósito y principios declarados a conciencia, que funcionen como la brújula que marca el rumbo adecuado y objetivos concretos con fecha límite establecida, lo demás se fundamenta todo en hábitos y estrategias.

Crear buenos hábitos de planificación y ejecución, como por ejemplo rutinas pre y post-jornada ayuda a enfocar el esfuerzo o energía correcta en las tareas adecuadas para conseguir nuestros objetivos y evitar la procrastinación.

Luego es importante aplicar estrategias como trabajar con bloques de tiempo y contextos, delegar, etc que saquen el mayor de los provechos de estos hábitos.

¿Por qué consideras importante aprender a gestionar el tiempo?

Al fin y al cabo, lo más importante es saber gestionarse uno mismo.

Todos empezamos el día con un regalo en forma de 24h, las cuales invertimos en aproximadamente 8h para dormir y 3h para alimentarnos.

Si todo va perfecto tenemos 13h al día para distribuir entre obligaciones y ocio, por lo que, lo mejor que podemos hacer, es aprender a optimizar al máximo el tiempo que dedicamos a trabajar, para añadir más horas a disfrutar de nuestra vida personal con la familia y amigos.

Conoce más sobre Yan en: https://www.rumboeficiente.com/

13. Isa y Juanmi

Son una pareja de Ingenieros Informáticos y Jefes de Proyecto. Emprendedores e inconformistas. Les encanta aprender de la gente que ya ha tenido éxito y crear hábitos que les ayuden a tener un rendimiento superior.

Su misión: Activar tu máximo potencial para que consigas lo que te propongas y te conviertas en un emprendedor de éxito.

¿Cuál creen que es la mejor manera de aprovechar bien el tiempo ?

Para nosotros la mejor forma de aprovechar el tiempo al máximo es gestionar bien nuestra energía.

No sirve de nada obsesionarnos con gestionar y aprovechar cada minuto del día si tu no eres capaz de rendir al máximo.

No es lo mismo 1 hora de trabajo cuando estás en tu pico más alto de energía y fuerza de voluntad, que 1 hora de trabajo en la que no eres capaz de concentrarte porque estás cansado y tu cerebro no rinde al 100% de su potencial.

Por eso le damos mucha importancia a los hábitos saludables que potencian esa energía como meditar, comer saludable, hacer ejercicio, dormir bien…

¿Qué técnica utilizáis para gestionar vuestra productividad ?

Algo que no falta en nuestros hábitos productivos es la planificación semanal y trabajar por bloques de tiempo.

Planificamos los bloques de tiempo en el calendario para tener una visión global de todo lo que tenemos que hacer en la semana y esa es la clave para mantenernos enfocados y no dispersarnos con otras ideas y oportunidades.

Conoce más sobre Isa y Juami en: https://masymejor.com/

14.  Beatriz Blasco

Ingeniera, coach y mentora en comunicación oral, productividad personal y estrategia de negocios online. Autora del libro Productividad Personal Consciente.

Ayuda a emprendedores y profesionales que quieren organizarse mejor, delegar con eficacia y desarrollar su productividad personal para hacer crecer su negocio y profesión conservando el bienestar y su equilibrio.

¿Cuál es tu secreto para aprovechar tu tiempo al máximo?

Después de mucho probar y experimentar qué me ayuda a sacar el máximo provecho a mi tiempo he llegado a la siguiente conclusión:

No son las horas que estás trabajando sino la calidad de tu estado y tu atención en esas horas que estás trabajando.

Por ello cada día tengo unos hábitos que me ayudan a comenzar a trabajar con un estado, podríamos llamar, de creatividad máxima.

También cuento con una serie de indicadores internos que me hacer tomar conciencia de que no estoy en el mejor de los estados posibles trabajando.

¿Cuáles son tus herramientas de productividad favoritas?

Además del concepto más interno que te he comentado en la pregunta anterior y basado en la autoconciencia, también me ayuda usar bloques de tiempo y marcarme días en los que principalmente estoy en foco, es decir, con mi atención en proyectos y objetivos que quiero sacar hacia delante.

Las herramientas que uso y más me ayudan a ser productiva son: google calendar, Toggl y Facilethings.

Conoce más sobre Beatriz en: https://www.beatrizblasco.com

15. Laura Ruiz

Laura ayuda a emprendedores digitales a ser más eficaces y a conseguir mejores resultados gracias a crear sistemas de trabajo.

Se dedica a gestión de negocio desde hace más de 20 años, los últimos 8 exclusivamente en el ámbito digital.

Trabaja áreas tan apasionantes como finanzas, sistemas, procesos, o planificación para mejorar la rentabilidad desde mi centro de operaciones en Caos Cero.

 

¿Cómo le haces para administrar tu tiempo?

Hace años aprendí a planificar mis acciones diarias con un sistema de trabajo basado en objetivos.

Desde que trabajo de este modo soy más eficaz, mantengo el foco con más constancia y ahorro tiempo para dedicarlo a otras cosas. Y, muy importante, mi sistema de trabajo me ayuda a no dispersarme y no saltar de un proyecto a otro.

Debes conocer muy bien qué haces, por qué y a dónde quieres llegar, tener muy claros los datos reales de tu negocio y, en función de todo ello, perfilar tu propio sistema.

¿Por qué es importante aprender a gestionar bien el tiempo?

Gestionar bien tu tiempo es tan importante (o más) que gestionar bien tu dinero. 

Un buen inversor sabe cómo colocar su dinero en los activos que le reportarán mayor beneficio económico. Del mismo modo, los emprendedores tenemos que saber dónde colocar nuestro tiempo en las tareas que nos reportarán mayor rentabilidad.

Todos disponemos del mismo capital de tiempo, 24 horas cada día, las personas de más éxito no lo consiguieron por tener más minutos disponibles, sino por saber en qué invertirlos.

Conoce más Laura en: https://caoscero.com/

16. Aritz Urresti Olasagaste

CEO de Goalboxes y autor del libro Las Cajitas del Éxito. Imparte programas de Mejora de la Productividad profesional y personal. Enseña a los profesionales a tener el control de su tiempo y a usarlo en las cosas que les beneficien.

¿Por qué consideras importante aprender a gestionar el tiempo?

Porque es un bien escaso que no podemos ampliar.

Nuestro subconsciente está entrenado por la sociedad y el entorno socioeconómico para que pensemos que es un bien ilimitado e intangible.

¿Cuánto vale tu hora? Muy pocos saben o no se han parado a pensar la respuesta. Cuando lo hacen, se dan cuenta de la importancia de administrar el tiempo.

Cuando la gente es consciente de la importancia de gestionar el tiempo relacionándolo con la pérdida de dinero y de aquellas cosas que son vitales se dan cuenta que el 90% de las tareas que realizan diariamente no son de alta productividad.

Es decir, no sólo están cambiando tiempo por calidad de vida, si no que además ese tiempo no está enfocado a las tareas que les pueden hacer crecer económica o personalmente.

Por eso es importante enseñar a tu cerebro a priorizar y así gestionar productivamente tu tiempo, porque sólo tú puedes y debes ser el dueño de tu vida.

¿Cómo podemos mejorar nuestra productividad personal?

Basado en nuestro Método de las Cajitas:

1.- Reducir las interrupciones: Para ello, tenemos que pasar de ser “reactivos” es decir de reaccionar cuando nos llegan las interrupciones a ser “proactivos” y marcarnos un tiempo para gestionarlas.

2.- Reducir los imprevistos: de la misma manera, para ser proactivos en la reducción de los imprevistos, debemos entender que hay dos tipos de imprevistos; los reales y los no reales.

Estos último son los que al medirlos, nos damos cuenta que se repiten en el tiempo.Para disminuirlos no sólo los debemos identificar si no que debemos anticiparnos a ellos, creando un hábito que los evite.

3.- Reducir las tareas denominadas de baja rentabilidad: Aquellas tareas que no mejoran nuestros resultados económicos ni nos reportan satisfacción personal. La solución pasa, por detectarlas, medirlas y delegarlas lo más posible.

Entendiendo la delegación no sólo como el traspaso de tareas a otra persona si no de ayudarte tecnológicamente para ello.

Una meta diaria que deberíamos marcarnos es conseguir delegar 5 horas de nuestro día.

4.- Dedicar 3 horas al día a las tareas de alta rentabilidad: estas tareas son las que invirtiendo más tiempo mejoran nuestros resultados económicos o nuestra satisfacción personal.

Identificarlas y medir el tiempo que le dedicamos es clave para proponernos conseguir dedicar al menos 3 horas a estas tareas.

5.- Tomar Acción: establecer una serie de acciones consecutivas (o cajitas) dirigidas a la consecución de nuestras metas de  manera que el cerebro entienda que tiene que tomar acción y por supuesto introducirlas en nuestra Agenda.

Conoce más sobre Aritz en: http://aritz-urresti.com/

17. Carolina Ayerbe

Creadora de Esencialista, fanática de herramientas y métodos para organizar la vida de forma consciente.

Su misión es enseñarte estrategias de administración consciente del tiempo honrando el flujo de trabajo y las herramientas que se adaptan a tu gusto, estilo y forma de procesar información.

¿Qué le recomiendas a alguien que quiere empezar a gestionar bien su tiempo?

Hay mil trucos y técnicas para gestionar el tiempo; pero mi favorito es decidir cuál es la tarea más importante para el día siguiente y cuáles las dos que siguen.

Otra cosa súper importante, apunto y recolecto todos mis pendientes e ideas; así no los cargo en mi cabeza y tengo espacio mental para estar más presente y enfocada.

¿Y que herramienta de productividad recomiendas usar?

Trello. Yo lo uso como panel de control de todas mis actividades. Sorprendentemente también uso unas cuantas herramientas con diferentes propósitos (Asana para documentar procedimientos y Evernote como sistema de referencia), pero Trello es donde se concentra mi planeación diaria y semanal.

Conoce más sobre Carolina en: http://esencialista.com/

18. Lucía Serrano

Co fundadora de Superhábitos.com cuya misión es ayudar a personas de hispanoamérica a realizar su misión personal, guiándolos a mejorar de forma simple los hábitos que determinan su productividad, sus relaciones y sus ingresos.

¿Cómo le haces para sacar máximo partido de tu tiempo?

La clave es saber priorizar. Si tenemos claro que no podemos hacer TODO, porque nuestro tiempo es limitado, pero sí podemos elegir en qué invertir el tiempo que tenemos, entonces se vuelve simple.

Priorizando lo más importante nos deshacemos de ese peso y frustración que genera el sentimiento de “no llego con todo” “no me alcanza el tiempo” y empezamos a enfocar nuestras energías y tiempo disponible en aquello que realmente nos importa y que nos trae resultados significativos.

Esto implica tener clara tu misión personal, tener una visión de futuro definida y a partir de ahí decir que sí a aquello que nos acerque y decir que no a aquello que nos aleje de ese horizonte.

Si tenemos un norte claro, y cada día ejercitamos el priorizar lo importante, nuestra noción del tiempo cambia y tenemos la tranquilidad de que estamos aprovechándolo para lo más importante, y el “no me alcanza el tiempo” se convierte en “siento que tengo más tiempo y avanzo”.

¿Cuál es tu técnica o herramienta favorita para ser más productiva?

El Ritual de la mañana es un hábito que considero fundamental para ser más productiva, estar en orden y equilibrio cada día y procurar aprovecharlo al máximo.

En ese ritual mañanero cada uno puede incluir diferentes pequeñas prácticas que lo ayuden a enfocarse y a asegurarse de dedicar el día a generar resultados relevantes.

En mi rutina de mañana incluyo hábitos como levantarme temprano, llevar mi registro de hábitos y de finanzas, escribir mi diario, meditar, tener un momento de estudio y aprendizaje, hacer ejercicio, y también un momento de organización en el que reviso mis bases (misión, visión y objetivos). 

Reviso mi organización semanal (mis roles y qué quiero lograr para cada uno esta semana) y tomo decisiones (cómo quiero pasar mi día hoy, qué voy a hacer – plasmado en una lista de tareas simple – y qué es lo más importante hoy).

Un aliado en este proceso es Google Calendar, y por supuesto tener todo – misión, visión, diario, objetivos – en un mismo soporte ordenado (una libreta, evernote, google docs, etc.) 

Conoce más sobre Lucía en: http://superhabitos.com/

 

19. Carlos J. Barba

Asistencia Virtual Técnica para emprendedores digitales. Automatiza tu negocio y disfruta de tu tiempo libre. Colaborador en Autorrealizarte, Mimoilus y creador de ProductividadPractica.com

¿Cómo le haces para aprovechar tu tiempo al máximo?

Planificar lo máximo posible.

Esto no significa ocupar el total del tiempo de trabajo con tareas, proyectos, reuniones… pues siempre aparecerán imprevistos y retrasos.

Por ello, en mi modesta opinión, lo que recomiendo inicialmente es no llenar más del 50% de las horas disponibles para trabajar e ir revisando cómo te funciona.

Mientras más planifico, más siento que ese tiempo empleado es de las mejores inversiones que se pueden hacer para ser más efectivo.

¿Por qué consideras que es importante aprender a gestionar bien nuestro tiempo?

No descubro nada nuevo si digo que cada día hay más oferta de todo tipo y condición en la que emplear nuestro tiempo, tanto de trabajo como de ocio.

Por lo tanto, debemos ser nosotros quien tomemos acción y elijamos qué queremos hacer con el recurso más valioso que tenemos.

Si te dejas llevar por la corriente y el mainstream de cada día, aceptando cada propuesta que te llega sin pararte a juzgarla, sentirás que haces muchas cosas y has estado ocupado.

Sin embargo, cuando eches la vista atrás pasado un tiempo, tendrás la sensación de estar en el mismo sitio, que no evolucionas.

Por eso me gustaría animar a quien lea esto a ser más egoísta, en el buen sentido de la palabra, y valore con quién y a qué dedica su tiempo.

Conoce más sobre Carlos en: https://www.productividadpractica.com

20.  Inma Torres

Inma cree que si las personas aprenden a gestionar su tiempo, sus pertenencias y su energía y enfocarlos en lo que de verdad importa, conseguirán llegar a una vida plena, sencilla, sin estrés y conseguirán sentirse bien consigo mismas para alcanzar la paz interior.

¿Cuál es tu secreto para aprovechar tu tiempo al máximo?

Sobretodo teniendo un buen sistema de gestión de tareas que me permite planificar mi tiempo tanto laboral como personal. 

Además he aprendido a priorizar, diciendo que no aquello que no me aporta mucho (ya sean personas, compromisos, proyectos…) y a simplificar al máximo todo aquello que hago y que me rodea. Es importante también identificar tus ladrones de tiempo y eliminarlos. 

¿Cuáles son tus herramientas de productividad favoritas?

Lo que me ha hecho más productiva ha sido olvidarme de la multitarea y focalizar en lo que estoy haciendo.

Para ello es muy importante tener períodos de desconexión (móvil apagado, horas concretas para consultar el email o las redes sociales, por ejemplo).

Las dos herramientas que uso para mi gestión del tiempo y de tareas son Trello y Calendar. No necesito nada más.

Conoce más sobre Inma en: https://vidaenpositivo.org/

¡Tengo un regalo para ti!

 He preparado una infografía descargable para que te lleves contigo todos los consejos de estos expertos. ¡Da click aquí para descargarla!

Y tú, ¿Cómo le haces para gestionar tu tiempo? ¿Tienes algún otro consejo que puedas compartirnos? ¿Te gustaría que los expertos te contestaran alguna pregunta respecto a productividad?

¡Escríbela abajo en los comentarios!

19 Comentarios

  1. Christian Morillas

    ¡Buenas Tania!

    Muchas gracias por hacerme partícipe de este artículo entre expertos que tanto admiro :)

    Estoy seguro de que entre las respuestas y la maravillosa infografía final, los lectores de aquí se llevaran mucho valor accionable. ¡Ya no hay excusas para que no sean también dueños de su tiempo!

    ¡Un abrazo!

    Responder
    • Tania

      Hola Christian, muchas gracias a ti por compartir tus respuestas y por tu fantástico aporte!
      Eso que mencionas de la multitarea es muy cierto. Muchas veces pensamos que haciendo varias cosas a la vez somos más “productivos” porque “hacemos más” . Y al final solo nos damos cuenta que hemos hecho un poco de todo pero que no avanzamos en nada, ni terminamos las tareas eficazmente ni fuimos tan productivos como hubiésemos querido.

      ¿Tú que opinas?

      Saludos y gracias nuevamente ;)

      Responder
      • Christian Morillas

        ¡Exacto!

        El tiempo que se invierte en cambiar de una tarea a otra es un tiempo totalmente prescindible. La mente humana no es capaz de hacer varias cosas a la vez. Lo que hace son cambios de contexto.

        Ese porcentaje de tiempo va creciendo de forma exponencial a medida que van apareciendo más tareas. Si te pones a echar números las cifras pueden sorprender :P

        ¡Un abrazo!

        Responder
  2. Yan Vispo

    ¡Hola Tania!

    Muy buen post, con material variado y unos colaboradores de gran nivel. Todo un honor que me hayas incluido en este artículo junto a ellos.

    Tus lectores se llevarán un gran material para comenzar a obtener el mejor provecho de su tiempo de trabajo.

    Abrazo

    Responder
    • Tania

      Hola Yan. ¡Gracias ti por colaborar! Esa es la idea: que todos aquí salgamos con mas herramientas e ideas nuevas para no dejar que el tiempo se nos escape de entre las manos.
      Un abrazo para ti también :)

      Responder
  3. Beatriz

    Gracias Tania por contar conmigo. Es un artículo muy valioso por todo lo que comparten otros profesionales. Como leo muchos sentimos que los hábitos para regular nuestro estado y nuestra energía es esencial.

    Responder
    • Tania

      Hola Beatriz, muchas gracias a ti por participar!
      Es cierto lo que comentas sobre los hábitos. Muchas veces pensamos que la productividad son solo herramientas y nada mas; cuando en verdad los hábitos y la energía vital son los que marcan la diferencia.

      Responder
  4. David Carulla

    ¡Muchas gracias Tania por contar conmigo para este post colaborativo junto con otros grandes profesionales y amigos!

    Me encanta aprender de los puntos de vista y experiencia de tod@s los compañeros y compañeras que amamos la Productividad Personal o la Efectividad.

    ¡Un abrazo!

    Responder
    • Tania

      Muchas gracias a ti David por colaborar! :D
      Siempre es bueno tener otros puntos de vista. Por ejemplo, en este post yo vi que unos hablan sobre priorizar actividades, otros sobre usar herramientas adecuadas, otros sobre la energía mental y los hábitos, etc. Eso nos da muchas opciones para elegir lo que mejor se ajuste a nuestro modo de vida. Y además tenemos una lista de herramientas, programas y técnicas para elegir. ¡Ahora si que no hay excusa para dejar que el tiempo se nos escape de entre las manos! ;)

      Responder
  5. ruben

    Pedazo de post Tania.

    Mi más sincera enhorabuena. Lo guardaré a buen recaudo, porque se hablan de muchas técnicas y herramientas ideales para ser productivo, algo que necesitamos sí o sí en esta nueva etapa.

    Un abrazo.

    Responder
    • Tania

      Hola Ruben! como estas? Ya te has descargado la infografía? Así tienes a tu mano todos los consejos y herramientas de los expertos para ser mas productivos ;)

      Un abrazo a ti también!

      Responder
      • ruben

        Hecho. Estás en todo.

        La verdad, que este tipo de infografías son muy útiles, y aportan valor.

        Saludos.

        Responder
      • ruben

        Hecho. Estás en todo.

        La verdad, que este tipo de infografías son muy útiles, y aportan valor.

        Saludos.

        Responder
  6. Laura Ruiz

    Wow, Tania, ha quedado un post muy bueno y súper útil!
    Muchas gracias por haber contado conmigo para formar parte de él, es genial verme tan bien rodeada :)

    Un fuerte abrazo!

    Responder
    • Tania

      Muchas gracias a ti Laura por tu aporte!
      un abrazo igualmente :)

      Responder
  7. Guille Moroni

    Hola Tania! Has hecho un compendio espectacular con el aporte de personas que son referentes en sus nichos.
    Me aportaron algunas herramientas que no conocía. Voy a comenzar con un cambio a la vez y lo haré con el habito que compartió Tania Sanz de empezar escribiendo con qué actividad quiero terminar la jornada y continuar completando el resto de actividades hasta llegar a la más importante que será la primera que haga en el día.
    Un saludo!

    Responder
    • Tania

      Hola Guille,
      me alegro que hayas encontrado un tip que encajara con tus necesidades y con tu modo de vida.
      Entre tantos consejos y herramientas que nos compaten tenemos para elegir :D
      Ahora si no hay excusa para dejar que el tiempo se nos escape de entre las manos.

      La técnica de Tania es muy buena, nunca la había escuchado.
      Ponla en practica y ya me cuentas luego como te fue ;)

      ¡Mucho éxito! :)

      Responder
  8. Isa

    Vaya super post!!

    Muchísimas gracias por la mención! Todo un honor aparecer rodeados de tantos profesionales a los que apreciamos :)
    Te ha quedado un artículo genial, sin duda muchísimo contenido de valor para tener ideas frescas sobre cómo gestionar el tiempo de forma eficiente.

    De nuevo, mil gracias por tu aporte.

    Un fuerte abrazo!!

    Responder
    • Tania

      Hola Isa,
      muchas gracias a ti por compartirnos vuestros secretos de productividad.
      Siempre es bueno tener distintos puntos de vista de los expertos y por su puesto el tuyo por supuesto no podía faltar.

      Un fuerte abrazo :D

      Responder

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