Cómo Gestionar tu Email de Forma Minimalista para Tener Más Tiempo Libre

May 27, 2020 | Productividad

Gestionar tu email de una manera correcta hará que seas más productivo y que tengas más tiempo libre para ti.

Contrario a lo que muchos piensan sobre productividad — hacer más y producir más  para mi la productividad se reduce a utilizar inteligentemente mi tiempo para hacer las cosas que tengo que hacer (obligaciones) y aun así tener suficiente tiempo libre para hacer las cosas que quiero hacer.

Aprender a gestionar el email de una forma minimalista mejorará tu forma de trabajar y organizar tu día a día para que tengas le mente libre y enfocada en lo que toca hacer… y lo mejor de todo, ¡liberar tu tiempo para ti

 

El Gran Error que Cometía Antes Gestionando mi Email

Antes solía recibir muchos emails: de lectores, colegas, Newsletters, ofertas, clientes, etc.

Según yo, gestionaba «bien» mi correo porque a primera hora de la mañana tomaba el móvil y leía uno por uno todos mis correos.

  • Aquellos que eran basura los eliminaba inmediatamente.
  • Los que tenían contenido interesante por leer; como las Newsletter; los volvía a marcar como No Leídos para leerlos después.
  • Y por último, aquellos correos que necesitaba de una respuesta, los marcaba también como No Leídos además de una etiqueta como «IMPORTANTES».

¿Cuál era el problema con esto?

Que nunca terminaba. Los correos que necesitaban respuesta, los tenía que releer otra vez para enterarme de qué estaban hablando. Durante el día llegaban nuevos correos; las notificaciones no paraban; y los nuevos emails tenían más prioridad/urgencia que los anteriores.

Por las noches estaba tan cansada de haber leído y contestado tantos correos, que no tenia tiempo ganas de leer todas las Newsletters a las que estaba suscrita. Lo más fácil era «archivarlos» para leerlos después (obviamente ese «después» nunca llegó).

Al finalizar tenía la sensación de que había «trabajado mucho», pero no había avanzadoUn día me cansé de todo eso y decidí gestionar mi email de una manera más minimalista y esto fue lo que pasó:

 

Cómo Gestionar tu Email de una Forma más Minimalista.

 

Establece Horarios

La primera hora de la mañana no es la indicada para leer correos. ¿Por qué?

  1. Porque probablemente leas tus correos, pero no tendrás tiempo para ponerte a trabajar en ellos.
  2. Y, porque la mañana es el momento para los rituales, no para los emails.

Es mucho mejor empezar el día haciendo aquellas cosas que te dan más energía como meditar, hacer ejercicio, salir a caminar, preparar un desayuno delicioso o tomar una ducha de agua fría.

* Evita la tarea de leer dos veces tus correos.

Revisa las Suscripciones

Gran porcentaje de mis correos eran suscripciones a blogs, páginas informativas o revistas online. Siendo sincera, no todas me interesaban por igual. Así que decidí darme de baja de aquellas que no aportaban valor para mi.

Al hacer esto automáticamente ahorré mucho tiempo porque ya no tenía que mover esos correos a la carpeta de «para leer después»; además de que mi mente se había liberado al saber que dicha carpeta ya no existía más.

Es muy fácil darte de baja de todas esas suscripciones; al final del correo debe venir un botón para poder hacerlo.

* Quédate con suscripciones que realmente valen la pena… como la mía jeje :)

Crea Filtros

Gmail (al igual que otros proveedores de correo electrónico) tienen la opción de filtrar correos y archivarlos automáticamente en carpetas.

En lugar de tener carpetas muy generalistas, decidí crear carpetas más específicas, por ejemplo:

  •  Trabajo
    • Clientes
    • Lectores
    • Colaboradores
    • Propuestas
  • Suscripciones
    • Blog 1
    • Blog 2
    • ….

Después solo tuve que crear un filtro para que cuando recibiera un email de X persona se vaya a la carpeta Z. O cuando el email tuviera X palabra, archivarlo a la carpeta Y. Así eliminé la tarea de archivar correos y solo me concentraba en los correos pendientes de la bandeja de entrada.

* Pon al correo a trabajar para ti, y no al revés.

Ten un Orden

Una vez que terminaba mi ritual matutino, dedicaba 20 minutos máximo a revisar el correo que pendiente.  Aquí usaba tres opciones:

  • A) Eliminarlo
  • B) Apuntarlo 
  • C) Archivarlo

Si el correo no era importante ¡a la basura!

Si necesitaba alguna acción de mi parte, apuntaba la tarea en mi lista de pendientes o en mi agendaContestar el correo de Ana. Enviar documentación a María. Agendar sesión con el Paula,… La tareas deben ser ordenadas por prioridad tomando en cuenta también las otras tareas del día.

El resto de correos no suelen requerir una acción importante de mi parte; son más que nada avisos, artículos de lectura o información valiosa que vale la pena archivar.

Una vez hecho esto mi correo estaba totalmente vacío y ordenado; dándome paz mental y tranquilidad para comenzar mi rutina de trabajo.

Desactiva las Notificaciones

Durante el día OBVIAMENTE llegan nuevos correos; para evitar distracciones desactivé todas las notificaciones de correo electrónico del móvil o del ordenador.

Cuando recibes una nueva notificación es fácil caer en la tentación de querer mirarlo con la excusa de que quizás sea un correo importante o urgente. Hacer esto duplica tu trabajo porque probablemente verás el correo, pero no podrás hacer nada porque tienes una lista de tareas pendientes por delante.

Lo mejor es fijar un segundo horario por la tarde para volver a revisar tu correo cuando ya hayas terminado las tareas pendientes del día.

* No seas esclavo del correo ¡huye de la campanita!

Olvídate del móvil

Después de esa segunda revisión del correo vuelvo a hacer la misma secuencia de la mañana: eliminar, archivar o apuntar.

Si aun tengo tiempo, me apetece o veo que es más conveniente contestar ese mismo día ¡lo hago! Si no, lo apunto en mi lista de cosas por hacer y lo programo para el día siguiente en la agenda.  

Al finalizar esto, me olvido por completo del móvil y hago otras cosas como leer libros, escribir, tocar el ukulele, charlar con alguien, pintar, dibujar o lo que sea alejado tanto de la computadora como del móvil. 

 

Gestionar tu Email es lo Mismo que Gestionar tu Whatsapp

Como consejo, te recomiendo que los mismos tips los apliques a tu Whatsapp.

  1. Por las mañanas no te pongas a leer mensajes ni perder el tiempo con el grupito de Whatsapp.
  2. Al igual que te desuscribes de Newsletters, sal de los grupos que no te aportan nada.
  3. Fija un horario para revisar tus mensajes al igual que lo haces con tu correo.
  4. Empieza por orden y decide entre:
    • Contestar ya mismo el mensaje (si te toma menos de 2 minutos)
    • Archivarlo
    • Eliminar la conversación
    • Apuntar los pendientes en tu lista de tareas: Escuchar mensaje de audio de Valeria. Llamar a mamá. Tener vídeo llamada con Luisa, etc. [Esa lista de tareas tendrás que organizarla en base a tus prioridades +  las otras tareas del día]
  5. Desactivar notificaciones cuando estés trabajando
  6. Fijar horarios para revisar mensajes.
  7. Olvídate del móvil al menos 2 horas de ir a la cama… ¡créeme, descansarás mejor! y me lo vas a agradecer ;)

Espero que mi experiencia organizando mi correo te sirva para gestionar tu email fácilmente y conseguir así más tiempo libre para ti. Y tú ¿qué otras técnicas utilizas para gestionar tu email?

PS. Ayuda a que más personas gestionen mejor su email. ¡Comparte! :)❤

 

Posdata:

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